Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma

Kunkin aluehallintoviraston johto vastaa valtion talousarviosta annetun lain 24 b §:n mukaisesti siitä, että virastossa toteutetaan sen talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön sekä niihin liittyviin riskeihin nähden asianmukaiset menettelyt, jotka varmistavat viraston talouden ja toiminnan laillisuuden ja tuloksellisuuden, viraston hallinnassa olevien varojen ja omaisuuden turvaamisen sekä viraston johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot viraston taloudesta ja toiminnasta.

Sisäisen valvonnan tilaa arvioitiin kaikissa aluehallintovirastoissa soveltaen COSO ERM – viitekehykseen perustuvaa sisäisen valvonnan arviointikehikkoa. Tämä toteutettiin suuntaamalla virastojen ylijohtajille ja vastuualueiden johtajille sisäisen valvonnan tilaa koskeva kysely.

Vuonna 2015 tapahtunut hallintopalvelujen keskittäminen aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut vastuualueelle (HAKE) ja johdon tuen yksiköiden perustaminen uudisti tukipalvelujen prosesseja. Kuluneena vuonna uudenlainen työnjako ja prosessit osin vakiintuivat, mutta osin vielä vaativat kehittämistä. Tämä näkyi jonkin verran sisäisen valvonnan itsearvioinnin tuloksissa.

Toimintavuonna kirjanpitoyksikön taloussääntö päivitettiin. Niin ikään päivitettiin ja uudistettiin aluehallintovirastojen yhteisiä ohjeita ja suosituksia.

Arvioinnin numeeriset arvot ilmenevät alla olevasta taulukosta 1.8.1.

Taulukko 1.8.1. Arvioinnin numeeriset arvot

Arvioinnin tulokset ja johtopäätökset

Virastojen johdolle suunnatun kyselyn tulokset osoittavat sisäisen valvonnan tilan hieman kohentuneen kaikilla muilla osa-alueilla paitsi tiedon kulussa ja informaation käytettävyydessä sekä seurannassa, joskin muutokset eivät ole kovin suuria. Kokonaisuudessaan sisäisen valvonnan tila on kuitenkin melko hyvä, arvioinnin kokonaiskeskiarvo oli 3,03 (asteikolla 1-4).

Aluehallintovirastojen toimintakulttuurin arvio on edelleen parantunut. Tätä tukevat myös virastojen työtyytyväisyyskyselyn tulokset. Kehittämiskohteeksi nousee henkilöstön osaamisen kehittäminen uudenlaista toimintakulttuuria vastaavaksi, kun toimintoja mm. digitalisoidaan.

Aluehallintovirastoilla ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksilla on yhteinen strategia-asiakirja vuosille 2016–2019. Vuodelle 2016 uudistettu tulossopimus on selkeä ja tavoitteellinen sekä painopisteajatteluun perustuva.

Arvioinnissa ilmeni, että toiminta oli suunnitelmallista ja tavoitteet viestitettiin hyvin organisaatiolle. Kehitettävää on toiminnan suunnittelun koordinoinnissa, joka oli osin hajanaista, käsitti useita toimijoita ja tietoa hankittiin usealta taholta. Tavoitteiden saavuttamista vaikeutti se, että tehtävät, tavoitteet ja resurssit eivät olleet kaikilta osin tasapainossa, eikä niiden yhteensopivuutta ja realistisuutta otettu riittävästi huomioon.

Erityisesti tavoitteiden realistisuuteen on jatkossa edelleen kiinnitettävä huomiota: aluehallintovirastoilla on oltava tosiasialliset mahdollisuudet vaikuttaa tavoitteiden toteutumiseen sekä oltava myös riittävät resurssit tehtäviin.

Vaikka riskien tunnistamisessa, arvioinnissa ja hallinnassa tapahtui myönteistä kehitystä, tämä osa-alue nousee selvästi kehittämiskohteeksi. Riskienhallintaa tehtiin osana perustyötä, mutta riskien dokumentointia ja systemaattista käsittelyä ei vielä toteutettu. AVIen yhteistä riskienhallintamallia ja -politiikkaa valmisteltiin vuoden 2016 aikana. Tavoitteena on, että käytännön toimeenpano käynnistyy vuonna 2017 ja tämän odotetaan kytkevän riskienhallintamenettelyt kiinteäksi osaksi aluehallintovirastojen johtamista sekä toiminnan ohjausta ja suunnittelua.

Kontrollit osa-alue sai arvioinnin parhaan tuloksen. Kehittämiskohteeksi nousi kuitenkin keskeisten toimintaprosessien kuvaus ja dokumentointi sekä näiden kontrolli. Organisaatiorajat ylittävien prosessien toimivuuteen on edelleen kiinnitettävä huomiota, erityisesti aluehallintovirastojen sekä HAKE -vastuualueen yhteisten prosessien osalta.

Arviointikehikon tiedonkulku ja informaation käytettävyys osa-alueen tulos aleni hieman, mutta arvioitiin kokonaisuudessaan melko hyväksi. Kehitettävää on johdon oikea-aikaisen, järjestelmällisen tiedon saannissa sekä eri järjestelmien yhteensopivuudessa. Poikkeus- ja häiriötilanteissa (esim. VYVI-postin kaatuessa) sisäinen viestintä ei toimi ja vaatisi menettelyjä tilanteen hallitsemiseksi. ATOMI-hankkeessa kehitetään tietojohtamista ja tiedolla johtamisen -hanke on tuottanut alkuvuonna 2017 käyttöönotettavia johdon työpöytänäkymiä, joilla pyritään vastaamaan johdon tietotarpeeseen.

Sisäisen valvonnan toimivuutta seurataan säännönmukaisesti tilinpäätökseen liittyvässä sisäisen valvonnan arviointimenettelyssä.

Valtiontalouden tarkastusviraston ja sisäisen tarkastuksen tarkastuskertomukset saatetaan johdon (johtoryhmien) tietoon ja niissä esitettyjen toimenpiteiden ja suositusten toteutumista seurataan.

Vahvistuslausuma

Arviointien perusteella aluehallintovirastojen sisäiset valvonnat ja niihin kuuluvat riskienhallinnat täyttävät valtion talousarviosta annetun asetuksen 69 §:n vaatimukset.

Sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvillä riskienhallinnan menettelyillä kyettiin riittävän hyvin varmistamaan virastojen toiminnan laillisuus, tuloksellisuus ja omaisuuden turvaaminen sekä raportoinnin oikeellisuus ja riittävyys johtamisen ja ulkoisen ohjauksen tarpeet huomioiden.