Johdon katsaus

 

Toiminnan vaikuttavuus ja toiminnallinen tehokkuus

Aluehallintovirastojen toiminta kertomusvuonna oli vakaata, vastuullista ja hallittua. Kaikki aluehallintovirastot saavuttivat asetetut tavoitteet pääsääntöisesti hyvin. Kuten edellisenäkin vuonna ennakoivaa ohjausta ja omavalvontaa tukevia toimenpiteitä sekä riskiperusteista valvontaa vahvistettiin edelleen virastojen toiminnassa määrätietoisesti. Painopisteen muutos ennakolliseen toimintaan eteni, mutta jälkikäteisvalvonta vei edelleen merkittävän osuuden resursseista. Valtion- ja maakuntahallinnon sekä substanssilainsäädännön uudistukset sekä kehittämistyöhön panostaminen sitoivat työaikaa, mikä edellytti toiminnallista priorisointia. Uusiksi haasteiksi nousivat talouskasvun myötä lupa- ja muiden suoritemäärien kasvu sekä ohjauksen ja neuvonnan kysyntä.

Aluehallintovirastojen asiakaslähtöisessä kehittämisessä ja toiminnan sähköistämisessä otettiin merkittäviä edistysaskelia.  Vuoden aikana kuvattiin AVI-palvelut kansalliseen palvelutietovarantoon, toteutettiin useita palvelumuotoiluhankkeita ja asiakaslähtöisiä kokeiluja sekä vahvistettiin kokeilukulttuuria. Kertomusvuonna otettiin käyttöön ympäristölupien sähköinen hakemus sekä opetus- ja kulttuuritoimen valtionavustushakemusten sekä yksityisten sosiaali- ja terveyshuollonpalvelujen lupahakemusten sähköinen käsittely. Kehittämistyö vaati onnistuakseen johdon vahvaa sitoutumista, mutta myös merkittävää työpanostusta substanssiasiantuntijoilta sekä käyttöönotto edellytti toimintatapojen muutosta niin henkilöstöltä kuin asiakkailta. Virastojen oman toiminnan sujuvoittamiseksi otettiin käyttöön sähköinen allekirjoitus ja asianhallintajärjestelmän sähköinen hyväksyntä valmisteltiin siten, että se oli käyttövalmis vuoden alussa 2018. Kertomusvuonna otettiin käyttöön Valtorin tarjoama uusi päätelaitepalvelu Valtti, etäkäyttöpalvelu Kauko ja tietoliikennepalvelu Reitti. Tietojärjestelmissä ilmeni erityisesti syksyn aikana merkittäviä ongelmia ja toimintakatkoksia, jotka vaikeuttivat työskentelyä jopa siinä määrin, että niillä oli vaikutusta viraston toiminnalliseen tehokkuuteen.

Aluehallintovirastojen resurssien käyttö oli hallittua ja vastuullista. Talouden kehitys oli tilikaudella myönteistä. Aluehallintovirastojen bruttomenot pysyivät edellisen vuoden tasolla. Henkilöstökulut vähenivät edellisen vuoden tapaan, kun henkilöstön määrä pienentyi asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Myös kiinteistömenot vähenivät. Palvelujen ostot lisääntyivät toteutettujen projektien vaikutuksesta. Edellisestä vuodesta poiketen maksullisen toiminnan tuotot vähenivät 3,3 %. Tulokertymän kehityksessä oli virastojen välisiä eroja. Siirtyvän määrärahan suuruus kasvoi edelleen edelliseen vuoteen verrattuna. Siirtyvä määräraha luo toimintavarmuutta aluehallintovirastojen viimeisille toimintavuosille, joina määrärahakehykset pienenevät. Työsuojelun bruttomenot vähenivät 1,2 miljoonalla eurolla ja siirtomääräraha väheni edellisen vuoden tapaan.

Aluehallintovirastojen keskinäinen yhteistyö tiivistyi ja yhteishenki parani toimintavuonna. Ylijohtajien ja vastuualueiden kesken haettiin aktiivisesti yhtenäisiä linjauksia ja yhdenmukaistettiin toimintatapoja. ATOMI-hankkeella oli myös tässä työssä merkittävä rooli. Töiden tasaamiseksi ja palvelukyvyn varmistamiseksi virastot osoittivat virkamiehiä toisen aluehallintoviraston käyttöön. Tiivis yhteistyö jatkuu luontevasti osana Luova-viraston toimeenpanohanketta ja maakuntauudistusta. Luova-viraston valmistelutyö tiivisti huomattavasti yhteistyötä Valviran ja ELY-keskusten kanssa. Hallinto- ja kehittämispalvelut jatkoi menettely- ja toimintatapojen valtakunnallista yhtenäistämistä. Valtion toimitilastrategian mukaiset toimitilojen muutoshankkeet etenivät merkittävästi kertomusvuoden aikana. Lisäksi vuoden aikana käynnistettiin yhdessä Senaatti-Kiinteistöjen kanssa useita eri toimitiloja koskevia selvityksiä.

 

Laadunhallinta

Vireille tulleiden kantelujen määrä jatkoi kasvua kertomusvuonna. Kanteluja tuli vireille 10,2 % enemmän kuin vuonna 2016. Terveydenhuollon palveluja koskevien kantelujen määrä kasvoi eniten. Vireillä olevien kantelujen määrä kasvoi, sillä kanteluja pystyttiin ratkaisemaan vähemmän kuin niitä tuli vireille, kanteluja ratkaistiin kuitenkin määrällisesti enemmän kuin edellisenä vuonna. Kantelujen käsittelyajoissa oli aluehallintovirastokohtaisia eroja, mutta kuitenkin virastojen kokonaistulosta tarkasteltaessa painotettuun keskiarvoon perustuen kantelujen keskimääräinen käsittelyaika lyheni edelleen ja asetettu tavoite 8 kk saavutettiin, keskiarvo oli 7,2 kk. Asiakkaiden oikeusturvaa koskevia asioita pystyttiin näin ollen ratkaisemaan aikaisempaa nopeammin ja tehokkaammin. Virastoissa on edelleen kehitetty valvonta- ja kanteluasioiden käsittelyprosessia ja tehty voimakasta priorisointia käsittelyruuhkien hallitsemiseksi. Oikeusturva-asiat ovat kasvussa mm. yleisen kriittisyyden kasvun, peruspalvelujen saatavuuteen ja laatuun liittyneiden ongelmien sekä toimintaympäristön muutosten myötä. Muistutusmenettelyllä pystyttiin siirtämään kantelujen kohteena olleita asioita ja koettuja ongelmia nopeasti ao. palveluorganisaatiossa käsiteltäväksi. Kantelujen käsittelyprosessin tehostamiseksi on tärkeää saada käyttöön sähköinen työympäristö.

Ympäristönsuojelulain ja vesilain mukaisten vireille tulleiden asioiden määrä kasvoi noin 15 % edelliseen vuoteen verrattuna. Vireille tulleita asioita oli 1178 kpl.  Vireille tulleiden asioiden määrissä on merkittäviä alueellisia eroja. Itä-Suomen aluehallintovirastossa vireille tulleiden asioiden määrä väheni -6,3 %, kun taas Pohjois-Suomen aluehallintovirastoon tuli vireille asioita +41,5 % enemmän kuin edellisenä vuonna. Ratkaistujen lupien määrissä oli myös virastokohtaisia eroja. Vireillä olevien hakemusten määrä väheni muissa aluehallintovirastoissa paitsi Pohjois-Suomen aluehallintovirastossa, jossa ympäristölupa-asioiden käsittely ruuhkaantui lisääntyneiden lupa-asioiden, suurten teollisten uudisinvestointihankkeiden ja vähentyneiden henkilöresurssien johdosta. Ympäristölupiin liittyvien lupa-, ilmoitus- ja muiden asioiden käsittelyaikatavoitteita (keskiarvo) ei kaikissa aluehallintovirastoissa saavutettu. Mikäli asiaa tarkastellaan mediaanikäsittelyaikoina, käsittelyaikatavoitteet saavutettiin. Hakemusasioiden pitkiin keskimääräisiin käsittelyaikoihin vaikuttivat myös pitkään vireillä olleet hakemusasiat, joita saatiin ratkottua vuoden aikana. Pitkiä käsittelyaikoja selittää osaltaan myös hakemusten laajat selvitykset ja luontoselvitykset. BAT-asioita koskevia käsittelyaikatavoitteita ei saavutettu. Ympäristölupien käsittelyn ja päätösten yhdenmukaisuutta kehitettiin edelleen samalla kun otettiin käyttöön sähköinen lupajärjestelmä.

Alkoholilupahakemusten kasvu taittui edellisestä vuodesta ollen 8805 kpl. Lasku edelliseen vuoteen verrattuna oli -11,8 %. Alkoholilupien keskimääräinen käsittelyaika oli 0,6 kk. Asetettu käsittelyaikatavoite saavutettiin jokaisessa aluehallintovirastossa.  

Myös yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien luvat käsiteltiin keskimäärin asetetussa tavoiteajassa, käsittelyaika oli keskimäärin 1,5 kk. Vireille tulleiden lupien määrä jatkoi kasvua, kasvu edelliseen vuoteen oli +9,4 %. Lupamäärissä oli kuitenkin virastokohtaisia eroja, lupahakemusten määrä väheni Pohjois-Suomen sekä Lapin aluehallintovirastoissa.

Opetus- ja kulttuuritoimen vastuualueen keskeisiä toimintoja olivat valtionavustusasiat ja koulutustilaisuudet, joita kohdennettiin eri toimijoille. Tavoitteet saavutettiin pääosin. Opetus- ja kulttuuritoimen oikaisuvaatimukset ja lausunnot käsiteltiin alle asetun keskimääräisen tavoiteajan. Tilaisuuksia järjestettiin myös eri toimialojen ja aluehallintovirastojen yhteistyönä. Opetushenkilöstön täydennyskoulutusten koulutettavapäivien määrissä tavoitteet saavutettiin. Aluehallintovirastojen toimivaltaan kuuluvia kirjasto-, nuoriso- ja liikuntatoimen valtionavustuksia on haettu sähköisesti syksystä 2017 lähtien. Aluehallintovirastot myönsivät kertomusvuonna kirjasto-, nuoriso-, liikunta- ja kulttuuritoimen kehittämisavustuksia yhteensä 58 miljoonaa euroa. Oppilaitosten ja yleisten kirjastojen peruskorjaukseen myönnettyjä valtionosuuksia ja -avustuksia maksettiin yhteensä 28 miljoonaa euroa.

Aluehallintovirastot laativat yhteistyössä raportin pelastustoimen toimintavalmiusaikojen toteutumisesta ja pelastustoimen palveluiden saatavuudesta vuosina 2013-2016. Alueellisille maanpuolustuskursseille osallistui kertomusvuonna 1087 kurssilaista. Kurssipalaute ylitti asetetun tavoitteen hienosti kaikissa aluehallintovirastoissa. Vuonna 2017 pidettiin seuraavat valmiusharjoitukset: Häme17 (hybridiuhkiin vastaaminen sekä uuden perustettavan lupa- ja valvontaviraston roolin ja tehtävien ennakointi), Pirkka17 (informaatiovaikuttamisen tunnistaminen ja siihen vastaaminen),  ITÄ2017 (maakunta- ja soteuudistuksen yhteydessä toteutuva valmius- ja varautumistehtävien organisointimuutos), Muutto17 (poikkeusolojen laajamittaiset väestön evakuoinnit), Lappi17 (kuntien evakuointivalmius) ja OUTO17 (valtakunnallinen ympäristöterveydenhuollon valmiuden edistäminen). Valmiusharjoitusten kurssipalautteet paranivat edellisestä vuodesta saavuttaen tavoitteen ja valmiusharjoitukset toteutuivat suunnitellusti. Kaikki kutsutut kunnat osallistuivat harjoituksiin.

Työsuojelun vastuualueet vastasivat, palvelulupauksensa mukaisesti, kattavasti kaikilta toimialoilta ja työpaikoilta tulevaan asiakaskysyntään sovittuja toimitus- ja saatavuusaikoja noudattaen ja kehittäen toimintaansa yhdenmukaisemmaksi.

Aluehallintovirastojen päivitetty riskienhallintapolitiikka ja -malli käsiteltiin ja hyväksyttiin aluehallintovirastojen ylijohtajakokouksessa 25.09.2017. Riskienhallintapolitiikan ja -mallin toimeenpanon valmistelu käynnistyi joulukuussa 2017. Lisäksi joulukuussa toteutettiin riskienhallinnan tueksi hankitun IT-järjestelmän versiopäivitys. Toimeenpanoon kuuluvana perustetaan vastuualuekohtaiset riskienhallintatyöryhmät.

 

Henkisten voimavarojen hallinnan kehittäminen

Aluehallintovirastojen henkilötyövuosimäärä kertomusvuonna oli 1 175. Henkilötyövuosimäärä oli 27 htv:tä pienempi kuin edellisenä vuonna. Vuoden lopussa 31.12.2017 henkilömäärä oli 1206.  Valtion talousarviossa aluehallintovirastojen toimintamenomomentille oli asetettu tavoitteeksi 741 htv. Tavoite saavutettiin. Kokonaistoteumasta aluehallintovirastojen toimintamenomomentin osuus oli 737 htv. Työsuojelun vastuualueet eivät saavuttaneet htv-tavoitetta. Tavoite ylittyi yhdeksällä htv:llä. Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut -vastuualue saavutti sille asetetun htv-tavoitteen 114, toteuma oli 113 htv:tä.

Työtyytyväisyys aluehallintovirastoissa nousi edellisestä vuodesta keskiarvon ollessa 3,64. Aluehallintovirastot ylittivät tavoitteen (3,5). Tätä voidaan pitää erittäin hyvänä tuloksena ottaen huomioon se, että aluehallintovirastoissa eletään muutoksen aikaa. Vastausprosentti kyselyyn oli myös historiallisen korkea, sillä 78 % virastojen henkilöstöstä vastasi kyselyyn. Työtyytyväisyyden raportoinnin koosteindekseistä johtajuusindeksi oli 3,5 ja innovointikyvykkyysindeksi 3,7 sekä työyhteisöindeksi 3,9. Näiltäkin osin aluehallintovirastot saavuttivat hienosti tavoitteet. Tyytyväisintä henkilöstö oli työn sisältöön ja vaikuttamismahdollisuuksiin, työyhteisön toimintakulttuuriin sekä työ- ja toimintaympäristöön. Edellä mainituilla kaikilla osa-alueilla työtyytyväisyys nousi edellisvuoteen verrattuna. Palkkaukseen henkilöstö oli tyytymätön.

Aluehallintovirastoissa panostettiin vuonna 2017 merkittävästi toimintakulttuurin ja -tapojen kehittämiseen niin ATOMI-hankkeen kannustamana ja tukemana kuin myös virastojen omilla toimenpiteillä. Vuoden aikana toteutettiin mm. kolme kokeiluviikkoa. Mahdollisuus oman työn kehittämiseen näkyi myös työtyytyväisyyskyselyssä, jonka mukaan mahdollisuus kokeilla ja tehdä asioita uudella tavalla nousi edellisestä vuodesta merkittävästi ollen 3,50.

Joustavia työaikoja, etätyötä ja virtuaalisia kokouskäytäntöjä kehitettiin tukemaan aikaisempaa paremmin henkilöstön jaksamista. Myönteiset vaikutukset havaittiin erityisesti työsuojelun vastuualueilla, joissa yksilöllisen työajan järjestelyjä käytettiin eniten ja kehitettiin edelleen.

Henkilöstön osaamisen kehittämiseen panostettiin euromääräisesti enemmän kuluneena vuonna kuin edellisenä vuonna. Tämä näkyi myös työtyytyväisyyskyselyn tuloksissa, sillä tulokset osaamisen ylläpidosta ja ja parantamisen tuesta työnantajan taholta nousivat. Henkilöstö osallistui keskimäärin 1,8 koulutuspäivään henkilötyövuotta kohden, mikä oli kuitenkin hieman vähemmän kuin edellisenä vuonna. Koulutuspäivien määrä oli samalla tasolla kuin vuonna 2015. Aluehallintovirastojen henkilöstölle järjestettiin runsaasti valtakunnallisesti toteutettuja koulutustilaisuuksia skype- ja videovälitteisinä tilaisuuksina, mikä osaltaan paransi koulutusten saavutettavuutta. Yksi kertomusvuoden koulutusteemoista oli arjen työkalujen haltuunotto. 

Sairauspoissaolot kääntyivät laskuun, mikä on erittäin myönteinen tekijä. Sairauspäiviä oli henkilötyövuotta kohden 8,8 työpäivää. Tavoite oli alittaa 9 työpäivää. Vähiten sairauspäiviä henkilötyövuotta kohden oli Lapin ja Pohjois-Suomen aluehallintovirastossa, alle 6 työpäivää/htv. Eniten sairauspoissaoloja oli Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirastossa 10,7 työpäivää/htv. Myös työterveyshuollon kustannukset vähenivät edelliseen vuoteen verrattuna noin 80 000 eurolla, ollen kertomusvuonna noin 800 000 euroa.  Yhteistyötä ja tiedonkulkua työterveyshuollon kanssa on kehitetty määrätietoisesti ja työterveyshuollon palvelujen sisältöä yhtenäistetty sekä varhaisen tuen mallia on toteutettu aktiivisesti.

 

Toimintaympäristö ja sen muutokset

Virastojen toimintaan heijastuneet muutokset toimintaympäristössä liittyivät vuonna 2017 turvallisuuteen, talouden elpymiseen ja yksityisen terveydenhuollon markkinoiden laajentumiseen. Maahanmuuttajatilanteen hallinnassa tehostettiin viranomaisyhteistyötä ja tiedonvaihtoa. Tavoitteena oli edistää kotoutumista sekä ennakoida turvapaikkahakemusten käsittelyn pitkittymisen, kielteisten turvapaikkapäätösten ja laittomasti maahan jäävien määrän kasvun vaikutuksia suojan ja palvelujen tarpeeseen sekä turvallisuusympäristön mahdollisiin muutoksiin.

Valtionhallinnon ja maakuntahallinnon uudistusten valmisteluun osallistuminen sitoi merkittävästi voimavaroja. Päätökset maakuntauudistuksen ja Valtion lupa- ja valvontaviraston aloitusajankohdan muutoksesta vaikuttivat osaltaan valmisteluun. Valtiovarainministeriö osoitti aluehallintovirastoille yhteensä 5 htv:n verran lisäresursseja organisaatiomuutosten valmisteluun, muutoin valmistelua on tehty muun työhön ohella töitä priorisoimalla. Haastavaa on vuosina 2018-2019 osallistua aktiivisesti organisaatiomuutosten valmisteluun ja samalla turvata virastojen toiminta- ja palvelukyky häiriöttömästi. Henkilöstön jaksamiseen ja työhyvinvointiin on kiinnitettävä erityistä huomiota. Valtionhallinnon ja maakuntahallinnon uudistuksessa yksi merkittävä tekijä on kokonaisuuden hahmottaminen ja sen hallinta. Aluehallintovirastojen tehtäviä siirtyy maakuntiin ja keskushallinnon virastoihin, jolloin tehtävien vastuu- ja yhteistyörakenteet sekä asiakkaiden palvelu muuttuvat merkittävästi. 

 

Kansainvälinen yhteistyö

Aluehallintovirastot jatkoivat yhteistyötä suunnitelmien mukaisesti. Tehtäviä on määritelty kaikille vastuualueille. Pohjoismaat, lähialueet ja EU ovat luonnollisia yhteistyökohteita, ja toimintaa on myös laajemmin, erityisesti Kiinaan. Aluehallintovirastot vastasivat PSAVIn johdolla kesäkuussa Oulussa pidetyn Euroopan valtion aluehallintojen järjestön EASTR:n (European Association of State Territorial Representatives) European Days-kokouksen järjestelyistä. Päivien teemana oli sisäinen turvallisuus. 

Etelä-Suomen aluehallintoviraston kansainvälinen yhteistyö suuntautui Kiinaan (Jiangsun), Saksaan (Schleswig-Hostein), Britanniaan (Kent), Venäjälle sekä Euroopan Unionin, OECD:n ja Naton tasolle. Länsi-ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto edustaa myös Suomea Pohjoismaisessa aikuiskoulutusverkostossa ja sillä on Pohjoismaiden ministerineuvoston antamia tehtäviä. Itä-Suomen aluehallintoviraston kansainvälinen yhteistyö suuntautui Venäjälle Karjalan tasavaltaan, Saksaan sekä Kiinaan (Henanin maakunta). Lapin aluehallintovirastolla on tiiviit yhteistyösuhteet Ruotsin ja Norjan pohjoisten läänien kanssa sisältäen mm. aluehallintojen johtajien vuosittaiset Governors North -tapaamiset. Lapin AVI kumppaneineen toimii yhteistyössä Murmanskin alueen hallinnon kanssa. Pohjois-Suomen aluehallintoviraston kansainvälinen yhteistyö suuntautui Saksaan (Baden-Württemberg), Luoteis-Venäjälle (Karjalan tasavalta), Barentsin alueelle ja Kiinaan (Hainanin lääni) sekä Ruotsin ja Norjan pohjoisiin lääneihin. PSAVIn ylijohtaja toimii Suomen aluehallintovirastojen edustajana EASTER:nissa. Lapin ja Pohjois-Suomen aluehallintovirastot osallistuvat Barentsin alueella yhteistyöhön laajasti eri sektoreilla.

Esimerkkinä Aluehallintovirastojen vastuualueiden kansainvälisestä työstä eri sektoreilla mainittakoon opetus- ja kulttuuritoimen nuorisotyö Erasmus+ ja Nordplus -ohjelmissa,Barentsin sosiaali- ja terveysalan JWGHS:n työryhmässä, pelastusalan yhteistyö Venäjän kanssa sekä ympäristöalan EU:n BAT- ja IMPEL -yhteistyö.

Tässä sisältölohkossa ei vielä ole sisältöä.