Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma

Kunkin aluehallintoviraston johto vastaa valtion talousarviosta annetun lain 24 b §:n mukaisesti siitä, että virastossa toteutetaan sen talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön sekä niihin liittyviin riskeihin nähden asianmukaiset menettelyt, jotka varmistavat viraston talouden ja toiminnan laillisuuden ja tuloksellisuuden, viraston hallinnassa olevien varojen ja omaisuuden turvaamisen sekä viraston johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot viraston taloudesta ja toiminnasta.

Sisäisen valvonnan tilaa arvioitiin kaikissa aluehallintovirastoissa soveltaen COSO ERM – viitekehykseen perustuvaa sisäisen valvonnan arviointikehikkoa. Tämä toteutettiin suuntaamalla virastojen ylijohtajille ja vastuualueiden johtajille sisäisen valvonnan tilaa koskeva kysely.

Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut hoidetaan keskitetysti Etelä-Suomen aluehallintovirastoon sijoitetulla hallinto- ja kehittämispalvelut -vastuualueella (HAKE). Työnjako ja prosessit HAKEn ja virastojen välillä ovat pitkälti vakiintuneet, mutta osin vielä vaativat kehittämistä. Toimintavuonna päivitettiin ja uudistettiin aluehallintovirastojen yhteisiä ohjeita ja suosituksia.

Virastojen toimintaympäristöön vaikutti vahvasti käynnissä oleva aluehallintouudistus. Virastot osallistuivat aktiivisesti Valtion lupa- ja valvontaviraston sekä maakuntauudistuksen toimeenpanohankkeisiin. Virastoissa tehtiin konkreettista valmisteluyhteistyötä sekä johto- että asiantuntijatasolla, mikä vei paljon aikaa ja voimavaroja.

Arvioinnin numeeriset arvot ilmenevät alla olevasta taulukosta 1.8.1.

 

Taulukko 1.8.1. Arvioinnin numeeriset arvot

Arvioinnin tulokset ja johtopäätökset

Virastojen johdolle suunnatun kyselyn tulokset osoittavat sisäisen valvonnan tilan hieman kohentuneen kaikilla muilla osa-alueilla paitsi kontrolleissa ja pysyneen samana toimintakulttuurissa. Muutokset eivät ole kuitenkaan kovin suuria. Kokonaisuudessaan sisäisen valvonnan tila on melko hyvä, arvioinnin kokonaiskeskiarvo oli 3,07 (asteikolla 1-4) ja tähän asti paras tulos aluehallintovirastojen toiminnan aikana.

Aluehallintovirastojen toimintakulttuurin arvio on pysynyt samalla tasolla edelliseen vuoteen verrattuna. Tätä tukevat myös virastojen työtyytyväisyyskyselyn tulokset. Virastojen htv-kehykset rajoittivat tulostavoitteiden saavuttamiseksi vaadittavan henkilöstön rekrytointeja, vaikka ne olisivat käytettävissä olevan määrärahan puitteissa olleet mahdollisia. Huomiota kiinnitettiin myös henkilöstömäärän vähenemisen johdosta tapahtuvaan osaamisen vähenemiseen. Tietojärjestelmiin liittyvät häiriötilanteet lisääntyivät merkittävästi, mikä vaikeutti tuloksellista työskentelyä ja näkyi selkeästi myös työtyytyväisyyskyselyn tuloksissa. HAKE-vastuualueen tietoyksikkö työskenteli tiiviissä yhteistyössä Valtorin kanssa ongelmien ratkaisemiseksi. Tietojärjestelmäongelmat nostettiin esiin myös tulosneuvotteluissa valtiovarainministeriön kanssa. Uusia merkittäviä sähköisiä palveluja otettiin ja tullaan ottamaan käyttöön, joten riippuvuus tietojärjestelmistä lisääntyy entisestään.

Aluehallintovirastoilla ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksilla on yhteinen strategia-asiakirja vuosille 2016–2019. Tulossopimus vuodelle 2017 oli selkeä ja tavoitteellinen sekä painopisteajatteluun perustuva.

Arvioinnissa ilmeni, että toiminta oli suunnitelmallista, koordinoitua ja tavoitteet viestitettiin hyvin organisaatiolle. Tavoitteiden priorisoinnin, aikataulutuksen sekä vastuutuksen arvio parani. Tavoitteiden saavuttamista vaikeutti se, että tehtävät, tavoitteet ja resurssit eivät olleet kaikilta osin tasapainossa, eikä niiden yhteensopivuutta ja realistisuutta otettu riittävästi huomioon.

Vaikka riskien tunnistamisessa, arvioinnissa ja hallinnassa tapahtui myönteistä kehitystä, tämä osa-alue on edelleen selkeä kehittämiskohde. Riskienhallintaa tehtiin osana perustyötä, mutta riskien dokumentointia ja systemaattista käsittelyä ei vielä toteutettu. Aluehallintovirastojen yhteistä riskienhallintapolitiikkaa ja -mallia valmisteltiin jo vuonna 2016, mutta se hyväksyttiin ylijohtajakokouksessa vasta 25.9.2017. Toimeenpanon käynnistyminen ja riskienhallintatietojärjestelmän käyttöönotto ei toteutunut tavoitteen mukaisesti. HAKE-vastuualue on asettanut riskienhallintapolitiikan ja -mallin sekä -tietojärjestelmän jalkauttamisen osaksi virastojen jatkuvaa toimintoa yhdeksi vuoden 2018 tavoitteekseen.

Kontrollit osa-alue sai arvioinnin parhaan tuloksen. Tukiprosessien kontrollit ovat hyvällä ja järjestelmällisellä tasolla. Kehittämiskohteeksi nousi toimintaprosessien kontrollien suunnittelu. Organisaatiorajat ylittävien prosessien toimivuuteen on edelleen kiinnitettävä huomiota, erityisesti aluehallintovirastojen sekä HAKE-vastuualueen yhteisten prosessien osalta. HAKE-vastuualueen asiakirjahallinnon uuden sähköisen toimintatavan käyttöönotto kirjaamisprosessissa ja henkilöstöresurssien muutokset aiheuttivat haasteita, jotka heijastuivat vahvasti virastojen vastuualueille. Kontrollien toimivuuden varmistaminen arvioitiin myös aiempaa kriittisemmin.

Arviointikehikon tiedonkulku ja informaation käytettävyys osa-alueen tulos nousi hieman ja arvioitiin kokonaisuudessaan melko hyväksi. Nousseista arviointituloksista huolimatta kehittämiskohteena on edelleen johdon järjestelmällinen ja oikea-aikainen tiedonsaanti johdon laskentatoimesta, tuotosten kustannuksista, toimintaympäristöstä sekä toiminnan laadusta.

Sisäisen valvonnan toimivuutta seurataan säännönmukaisesti tilinpäätökseen liittyvässä sisäisen valvonnan arviointimenettelyssä.

Valtiontalouden tarkastusviraston ja sisäisen tarkastuksen tarkastuskertomukset saatetaan johdon (johtoryhmien) tietoon ja niissä esitettyjen toimenpiteiden ja suositusten toteutumista seurataan.

Vahvistuslausuma

Arviointien perusteella aluehallintovirastojen sisäiset valvonnat ja niihin kuuluvat riskienhallinnat täyttävät valtion talousarviosta annetun asetuksen 69 §:n vaatimukset.

Sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvillä riskienhallinnan menettelyillä kyettiin riittävän hyvin varmistamaan virastojen toiminnan laillisuus, tuloksellisuus ja omaisuuden turvaaminen sekä raportoinnin oikeellisuus ja riittävyys johtamisen ja ulkoisen ohjauksen tarpeet huomioiden.