Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut

Laadukkaammin Luovaa kohti turvaten perustoiminnan palvelukyky

Vastuualueen henkilöstömäärä ja talous

Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalveluiden vastuualueelle asetettu henkilötyövuositavoite 107 ylittyi hieman. Toteuma oli 109,2 henkilötyövuotta. Merkittävin syy ylitykseen oli kirjaamoiden palvelukyvyn varmistamiseksi tehty henkilöstömäärän lisäys. ATOMI-hankkeessa ja ASTI-projektissa oli projektihenkilöstöä yhteensä 3,1 henkilötyövuotta. Vastuualueen palvelukyky ja toiminta jouduttiin varmistamaan määräaikaisilla rekrytoinneilla. Vuoden aikana henkilöstön poistuma oli edellisen vuoden tapaan merkittävän suuri.

Vastuualueen toimintamenot olivat noin 21,5 miljoonaa euroa ja toteutuma oli 89,5 % määrärahasta. Määrärahan käyttö oli noin 82 000 euroa pienempi kuin vuonna 2017. Vastuualueen säästö oli noin 2,5 miljoonaa euroa. Suurin ero suunniteltuun verrattuna syntyi toimitilamenojen kohdalla. Säästö niissä oli noin 1 014 000 euroa. Säästö syntyi eräiden toimitilahankkeiden viivästymisen ja hitaan edistymisen, sisäilmaolosuhteiden onnistuneen hallinnan sekä energia-asioihin liittyvien säästöjen ansiosta.

Toteuma poikkesi suunnitellusta myös tietohallinnon menojen osalta 502 000 euroa. Valtorin tuotteistettujen palvelujen käyttöönottovaiheen budjetointi oli haasteellista ja säästöä syntyi merkittävästi. Lisäksi haasteita oli asiakaskohtaisten palveluiden budjetoinnissa ja näiden osalta budjetti ylittyi 118 000 eurolla. Säästöä syntyi myös työterveyshuollon menoista. Menot alittivat budjetin yli 110 000 eurolla. Myöskään lounas-, liikunta- ja kulttuurietuja ei ole käytetty täysimääräisesti. ATOMI-hankkeen määrärahan säästöt, 311 000 euroa, johtuivat muun muassa yhteensovittamisesta Luovan valmisteluun ja toteutumatta jääneistä projekteista.

 

Vastuualueen tavoitteiden toteutuminen

Vastuualueemme yhteiset tavoitteet toteutuivat seuraavasti:

Kehitämme prosesseja ja toimintatapoja vuorovaikutteisesti ja asiakaslähtöisesti turvaten perustehtävien laadukkaan hoitamisen digitaalisuuden mahdollisuudet hyödyntäen.

Paransimme asiakaspalvelumme laatua yhtenäistämällä toimintatapojamme. Vastuualueella kiinnitettiin huomiota erityisesti siihen, että asiointipostilaatikoihin tulevat palvelupyynnöt hoidetaan nopeasti ja asianmukaisesti. Kirjaamoissa otettiin käyttöön valtakunnalliset kirjaamisryhmät ja tehtäviä ryhdyttiin hoitamaan tehtäväluokkakohtaisesti. Asiankäsittelyn yhtenäistäminen käynnistyi ja arkistonhoitajat ottivat käyttöön yhteisen päättyneiden asioiden valvontamallin. Taloushallinnossa hankinnasta maksuun (HAMA) -hankkeen myötä asiakaspalvelun laatu on yhdenmukaistunut.

Yhteistyö ylijohtajien, vastuualueiden ja johdon tukien kanssa oli aktiivista. Päälliköt osallistuivat vastuualueiden yhteisiin kokouksiin ja ylijohtajien kanssa pidettiin säännöllisesti työnantajapalavereja. Johdon tuet osallistuivat hallinnon päiville. HAKE-päälliköt vierailivat vuoden aikana jokaisessa avissa keskustelemassa johdon kanssa HAKE:n tuottamista palveluista ja yhteistyön sujuvuudesta. HAKE-seuranta- ja kehittämisryhmä (SEKE) kokoontui seitsemän kertaa ja HAKE-yhteistyöryhmä (YHRY) viisi kertaa.

Ulkoisessa viestinnässä painottuivat oikea-aikaisuus ja ymmärrettävyys. Tiedotteita koordinoitiin entistä enemmän valtakunnallisesti ja niiden sisältöä terävöitettiin. Suurimpiin kokonaisuuksiimme laadittiin erilliset viestintäsuunnitelmat, joiden avulla tiedotteet ja sometus pystyttiin hoitamaan ajallaan. Tällaisia kokonaisuuksia olivat esimerkiksi alkoholilain uudistamiseen liittyvä tiedotus, peruspalveluiden arviointi sekä SuomiAreenaan osallistuminen. Kielenhuollon osalta paneuduimme selkeän kielen käyttöön ja uudistimme esitteitämme ja valituspohjiamme. Vuotta leimasi merkittävästi myös päätös sijoittaa saavutettavuusdirektiivin valvonta Etelä-Suomen aluehallintoviraston tehtäväksi. Tämä asetti suuret vaatimukset avien omalle viestintämateriaalille. HAKE vastasi tehtävän perustamisesta siihen asti, että saavutettavuusyksikkö pystyi aloittamaan toimintansa alkusyksystä.

Aluehallintovirastojen tehtäviä tehtiin tunnetuksi kaikissa viestinnän kanavissa. Julkaisimme lyhyitä videoesittelyjä virkamiestemme tehtävistä, tuotimme avin videoesittelyn, sometimme ahkerasti ja kannustimme virkamiehiämme mukaan keskusteluun kansalaisten kanssa. Twitterissä twiittimme näkyivät vuoden aikana yli 800 000 kertaa ja tilimme seuraajamäärä oli 4 680.

Lisäsimme Palkeiden palveluiden käyttöä sekä henkilöstö- että taloushallinnossa. KaPA-lain velvoitteiden mukaisesti aluehallintovirastoissa otettiin käyttöön suomi.fi-palveluita ja osallistuttiin valtion kärkihankkeisiin, joissa KaPA-lakia toteutetaan.

Osallistuimme avien maksuasetuksen valmisteluun valtiovarainministeriön aikataulun mukaisesti. Uusi kaksivuotinen maksuasetus astui voimaan 1.1.2019. Maksuasetus saatiin valtioneuvoston käsittelyyn aikataulun mukaisesti ja yhteistyö VM:n ja HAKE:n välillä toimi saumattomasti. Tämä oli yksi vastuualueemme onnistuneimmista suorituksista.

Päivitimme valmiussuunnitelmamme ja täsmensimme menettelytapojamme aluehallintovirastojen johtamistilojen järjestämisen osalta poikkeus- ja häiriötilanteissa. Myös kriisiviestintäohje päivitettiin. Taloushallinnossa laadittiin jatkuvuussuunnitelma, jossa varaudutaan poikkeustilanteisiin ja jatkuvuuden turvaamiseen. HAKE osallistui syksyllä henkilötietojen tietoturvaloukkausten hallintaa koskeneeseen TAISTO-harjoitukseen ja oli mukana eri alueilla järjestetyissä valmius- ja paikallispuolustusharjoituksissa. Taloushallinto osallistui konsernitilien varajärjestelmän käyttöönoton harjoitukseen (KOVA).

Aluehallintovirastojen yhteisen riskienhallintapolitiikan ja -mallin sekä päivitetyn riskienhallintajärjestelmän käyttöönotto käynnistyi marraskuussa. Käyttöönottoon sisältyy riskienhallintapolitiikan mallin mukaan valtakunnallisten, vastuualuekohtaisten riskienhallintatyöryhmien työpajat ja näiden jälkeen virastokohtaiset käsittelyt. Virastopalvelutehtävien pienimuotoinen ulkoistaminen jatkui.

Tiedolla johtamisen kehittämisessä vakiinnutettiin johdon raportointi. USPA-integraation toteutumisen myötä tiedot päivittyvät raporttiin päivittäin.

Arkistojen hajakeskittäminen osana Luova-uudistusta on edennyt suunnitelmien mukaisesti. Työsuojeluvastuualueet siirtyivät asianhallintajärjestelmä USPA:n käyttöön vuoden 2019 alussa.

Tuemme henkilöstön osaamisen kehittymistä ja toimintatapojen kehittämistä vastaamaan tulevaisuuden vaatimuksiin.

Aluehallintovirastoille järjestämässämme yhteisessä koulutuksessa painotimme työn muutosta ja uusia toimintatapoja koordinoidusti Luova-toimeenpanohankkeen kanssa. Lisäksi teimme järjestelyjä varmistaaksemme, että työkuorma, osaaminen ja resurssit kohdentuisivat tehokkaasti. Henkilöstön osaamistarpeita ja työhyvinvointia tukevaa koulutusta järjestettiin koulutussuunnitelman mukaisesti.

Erilaisia työn tekemisen välineitä kuten Yammer, Skype, Tiimeri, Tableau ja Patio tehtiin tutuksi matalan kynnyksen tavoilla. Koulutusta annettiin säännöllisesti myös mm. Twitterin käyttöön. Koulutuksiin osallistui satoja avilaisia ja yli 300 maistraattilaista. Henkilöstöä kannustettiin myös eOpppivan käyttöön. Tiedolla johtamisen edistämiseksi järjestimme useita raportointiklinikoita. Kieku ja USPA-klinikoita pidettiin kysynnän mukaan. Erilaisia kyselytunteja ja infotilaisuuksia järjestettiin säännöllisesti ajankohtaisista asioista.

Työympäristöjen kehittämisen osalta jo aiemmin suoritettu tietotyön suorituskyvyn mittaus on antanut toimenpiteillemme suuntaa. Muutosta ovat tukeneet myös skannaustoiminnot, sähköiseen arkistointiin ja allekirjoitukseen siirtyminen sekä yleinen digitalisaation eteneminen esimerkiksi tietojärjestelmien käytettävyydessä. Mobiilit ICT-ratkaisut mahdollistivat vuoden aikana entistä vahvemmin ajasta ja paikasta riippumattoman työskentelyn. Tätä ovat tukeneet myös käytössämme olevat etätyö- ja yksilöllisten työaikakäytäntöjen ratkaisut. Valmius uudenlaiseen työnteon tapaan on parantunut eri toimipaikoissamme. Tämä on todettu myös Palkeiden vuonna 2018 toteuttamassa toimitilojen käyttöasteanalyysissä, jonka antamien tietojen perusteella tilojen käyttöä voidaan tehostaa edelleen.

Monitilahankkeiden yhteydessä toteutettiin muutostukihankkeita Helsingissä, Jyväskylässä, Kuopiossa, Mikkelissä ja Joensuussa sekä saatettiin loppuun tukihankkeet Vaasassa ja Tampereella. Työ jatkuu nyt osana normaalia viraston työn kehittämistä.

Valmistaudumme ja osallistumme aktiivisesti tuleviin organisaatiomuutoksiin sekä varmistamme osaltamme uuden Valtion lupa- ja valvontaviraston häiriöttömän käynnistymisen.

Luova-näkökulma näkyi voimakkaasti koko HAKE:n toiminnassa. Henkilöstömme käytti valtavasti työaikaa Luova-valmisteluun osallistumiseen. Työajan seurannassa Luova-työtunteja kertyi vastuualueellamme yhteensä noin 5 500. Muutosviestintä on ollut aktiivista.

 

Toimitilahallinnon kehittyminen

Toteutamme valtion toimitilastrategian ja aluehallintovirastojen työympäristö- ja toimitilakonseptin mukaisia muutoksia vaiheittain siirtymällä monitilatyöympäristöihin.

Aluehallintovirastojen työympäristökonseptin mukaiset työtilat otettiin käyttöön Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirastossa tammikuussa Vaasassa ja toukokuussa Tampereella. Tiloissa toteutui moderni muuntojoustava monitilaympäristö, jossa kiinnitettiin erityistä huomiota mm. tilojen turvallisuuteen ja terveellisyyteen. Perinteisiä työpisteitä toteutuksissa oli vähemmän kuin henkilöstöä, mutta käytännössä on jo havaittu, että uusien työnteon tapojen mukaisessa mobiilissa toimintamallissa, jossa etätyö ja videoneuvottelut ovat arkea, uudet ympäristöt toimivat hyvin. Myös Helsingissä valmistui elokuussa Pasilan alimpien kerrosten monitilapilotti, joka osaltaan auttaa valmistautumaan loppusyksystä alkaneeseen suurempaan Luova-talon hankkeeseen.

Toimitilahallinnossa tehtiin vuoden aikana tiivistä yhteistyötä mm. Kilpailu- ja kuluttajaviraston, Veron ja Maanmittauslaitoksen kanssa tavoitteena yhteiskäyttöiset tilat. Tavoite on realistinen. (Taulukko 5.3.1.)

Paikkakuntakohtaiset suunnitelmat

  • Hämeenlinna: Suunnitelmat ovat viivästyneet. Ratkaisuesitys on saatu 1/2019.
  • Helsinki: siirtyminen monitilatoimistoon K1 ja 1. kerrosten osalta 5-7/2018. Talon osalta on käynnissä jatkosuunnittelu (”Luova-talo”) 8-12/2018.  Suunnittelu jatkuu kevään 2019.
  • Kouvola: tilojen käyttö on jatkunut 2018 toistaiseksi nykyrakenteella.
  • Vaasa: muutto monitilaympäristöön tapahtui 1/2018.
  • Tampere: muutto monitilaympäristöön Attilan kiinteistöön tapahtui 5/2018. Työsuojelunäyttely jäi toistaiseksi Hippos-taloon.
  • Jyväskylä: ratkaisuesitys saatiin 3/2018 ja hankesuunnittelu käynnistyi 7/2018. Hankesuunnittelu jatkuu 2019.
  • Kuopio: monitilahanke käynnissä, suunnittelu jatkunut ja väistömuuttoja on suoritettu.
  • Mikkeli: Raatihuoneenkadun virastotalon uusi vuokrasopimus on allekirjoitettu joulukuussa 2018, monitilahanke käynnissä
  • Joensuu: monitilatoimistoratkaisusta ei ole saatu lopullista päätöstä vuoden 2018 aikana.
  • Oulu: ratkaisuja on suunniteltu eri lähtökohdista koko vuoden 2018.
  • Turku: monitilatoimiston suunnittelutyö ei ole käynnistynyt vielä 2018.
  • Rovaniemi: tilaratkaisuun otettu usean vuoden jatkoaika, suunnittelu keskeytettiin 2018.
  • Työskentelypisteiden kehittämisessä vuonna 2018 otettiin huomioon Luova-hanke. 

 

Kehittäminen ja hankkeet

Aluehallintovirastojen omassa hankesalkussa oli 20 projektia. Näistä vuoden aikana valmistui viisi. Vuoden 2019 hankesalkussa jatkaa yhdeksän projektia. Hankkeet, joissa on päällekkäisyyksiä Luova-virastoon siirtyvien toimintojen osalta, käsitellään ns. Luova-hankkeina ja käynnistetään ja toteutetaan Luova-hanketoimiston kautta. (Kuvat 5.3.1. ja 5.3.2.)

 

ICT-palveluiden osto

Valtorin palvelusopimuksen toteutumista seurasimme viikoittaisilla palvelujen toimivuuden seurantapalavereilla ja puolivuotisilla laajemmilla katsauksilla. Palveluissa esiintyviä poikkeamia käsittelimme poikkeaman vakavuuden edellyttämällä menettelyllä pitkin vuotta. KEHA/TiVi-palvelusopimuksen toteutumista seurasimme projektiseurannan yhteydessä. Myös näissä palveluissa oli poikkeamia, yksi vakava, ne käsittelimme johdon tapaamisissa.

Päivitimme Valtorin palvelusopimusta tietosuoja-asetuksen vaatimalla liitteellä henkilötietojen käsittelystä toukokuussa ja KEHA/TiVin palvelusopimuksen uusimme keväällä vuosille 2018-2019. Tarkensimme KEHA/TiVi-palvelusopimuksen seurantamenettelyä projektitoiminnan osalta.

Valtorin tuotteistetuista palveluista otimme käyttöön heinäkuuhun mennessä mobiilipäätelaitepalvelun ja lokakuun puoleenväliin mennessä Tiimeri-työtilapalvelun.

 

Yhteisen asiakaspalvelun kehittäminen

Otimme yhteisten asiakaspalvelupisteiden uuden tietojärjestelmän (ASTI) valtakunnalliseen käyttöön keväällä suunnitelman mukaisesti. Yhteispalvelun vanhat tiketöintijärjestelmät ja rekisterin poistimme käytöstä. Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä toteutimme valtakunnalliset käyttäjäkoulutukset palveluneuvojille ja yhteispalvelusopimusten hallinnoijille. Kehitimme järjestelmän aluehallintoviraston ulkopuoliseen käyttöön.

 

EU-tietosuoja-asetuksen toimeenpano aluehallintovirastoissa

Teimme tietosuojaselvityksen yhdessä Valtorin kanssa. Sen tuloksena saimme tarvittavat prosessit 25.5 mennessä tietosuoja-asetuksen vaatimaan kuntoon. Kesäkuussa rekrytoimme aluehallintovirastoille ja Valviralle yhteisen tietosuojavastaavan, joka otti vastuun tietosuoja-asioidemme kehittämisestä.

Koulutimme henkilöstöä tietosuoja- ja tietoturva-asioihin ”arjen tietosuojaa” -sivuston avulla. Otimme käyttöömme myös eOppivan tietosuojatestin ”tietoturvan ABC”. Annoimme testin suorittamisesta vahvan suosituksen kaikille virkamiehille ja seuraamme tuloksia.

Taulukko 5.3.1. Valtakunnalliset toimitilatavoitteet

Kuva 5.3.1. Hankesalkun loppuraportti, projektit 1-10

Kuva 5.3.2. Hankesalkun loppuraportti, projektit 11-20