Johdon katsaus

Maistraattien toimintaympäristössä tapahtuu lähivuosina merkittäviä muutoksia. Väestön ikääntyminen näkyy erityisesti maistraattien holhoustoimen palveluiden määrän kasvuna, lisäksi asiakaskunnan kansainvälistyminen tuo omat haasteensa. Maistraattien nykyisessä strategiassa on valmistauduttu erityisesti muuttuviin asiakastarpeisiin ja palvelutuotannon kehittämiseen nopealla aikataululla. Kuluttajaneuvonnan tehtävät siirtyvät vuoden 2019 alussa Kilpailu- ja kuluttajavirastoon (KKV) ja maistraateissa on valmisteltu tehtävien siirtoa kertomusvuoden aikana. Muutos merkitsee tehtävien siirtymisen lisäksi 58 htv:n ja 3,7 M€:n resurssin siirtymistä TEM:n hallinnonalalle. Toimintaa tulee muuttamaan myös maistraattien, Väestörekisterikeskuksen (VRK) ja maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön (MOK) yhdistyminen yhdeksi valtakunnalliseksi Digi- ja väestötietovirastoksi vuoden 2020 alussa, mikäli eduskunta hyväksyy uutta virastoa koskevan lakiehdotuksen. Organisaatiomuutoksen toimeenpanovaiheen valmistelu käynnistyi vuoden 2018 alussa ja valmistelussa on mukana yli sata henkilöä yhdistyvistä virastoista. Maistraatin henkilöstö on osallistunut aktiivisesti organisaatiomuutoksen valmisteluun.

Vuonna 2018 maistraatit saavuttivat pääsääntöisesti yhteiskunnalliselle vaikuttavuudelle ja tuloksellisuudelle sekä toiminnan tehokkuudelle asetetut tavoitteet. Valtion talousarviossa asetetussa nettomäärärahakehyksessä pysyttiin. Talousarvioesitykseen verrattuna bruttomenot toteutuivat 2 % pienempinä ja bruttotulot 1 % suurempina. Nettomenot toteutuivat 96:%:sti. Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuus maistraateissa oli 82 prosenttia vuonna 2018.

Maistraattien palvelujen ja toiminnan kehittämistä tehtiin osana laajempaa maistraattien asiakaslähtöinen toiminnan kehittäminen- hanketta (Galaksi-hanke), jossa asiakkaat otetaan mukaan palveluiden suunnitteluun.  Galaksi-hankkeen ydintavoitteena on tarjota maistraattien asiakkaille asiakasta arvostava ja positiivinen asiakaskokemus kehittämällä maistraattien toimintaa asiakaslähtöisesti ja moniulotteisesti. Maistraattien asiakkuusjohtaja aloitti toimintansa maaliskuussa 2018 ja hänen tehtävänään on vastata valtakunnallisesti maistraattien asiakkaille tarjottavista palveluista ja niiden kehittämisestä.

Maistraattien yhteispalveluun liittyvä yhteistyö käynnistettiin syyskaudella, samoin puhelinpalvelun keskittäminen, jonka ensimmäinen vaihe toteutettiin ketteränä palvelumuotoilu -projektina. Maistraateissa otettiin käyttöön yhtenäiset puhelinpalveluajat.

Loppuvuodesta maistraateissa valmisteltiin vuoden 2019 alusta käyttöön otettava valtakunnallinen toimintamalli nimiasioissa ja sukuselvityspalvelussa. Myös vuoden 2019 puolella voimaan tulevaa vanhemmuuden vahvistamisen keskitettyä toimintamallia valmisteltiin loppuvuoden aikana.

Palvelutuotannon kehittämisohjelma saatiin loppuvuodesta päätökseen, mutta LEAN -menetelmän hyödyntämistä jatketaan osana maistraattien normaalia toimintaa. Osallistavien toimintatapojen kehittämistä ja kokeilukulttuurin vahvistamista mm. uusien palaverimuotojen kautta jatkettiin LEAN-menetelmää hyödyntäen.

Maistraattien sähköisen asioinnin, asiahallinnan ja arkistoinnin Digi3A -hankkeen kehittämistoimenpiteet yhdistettiin VRK:n hallinnoimaan VAAKA-hankkeeseen ja samalla hankkeen hallinnointi siirtyi VRK:lle.

Maistraattien johdon tietojärjestelmän osalta saatiin valmiiksi tietovarasto ja integraatiot ja järjestelmän testaamista jatkettiin. Järjestelmän käyttöönotto siirtyi vuoden 2019 alkupuolelle.

Maistraateissa toteutettiin asiakastyytyväisyyskysely syksyn aikana sähköisellä kyselyllä ja maistraateissa paikan päällä. Asiakkaat ovat tyytyväisiä maistraattien toimintaan asiakaslähtöisyydellä, oikeudenmukaisuudella, asiantuntijuudella ja uudistuvuudella mitattua. Maistraattien asiakastyytyväisyys on noussut kaikilla mittareilla arvioituna vuodesta 2017, ja on erittäin hyvällä tasolla. Vuodelle 2018 asetetut tulostavoitteet saavutettiin.

Maistraatit paransivat toiminnan laatua vakiinnuttamalla riskienhallinnan osaksi maistraattien toimintaan. Vuoden 2018 aikana maistraatit päivittivät riskienhallintasuunnitelmat. Sisäisen valvonnan riskienhallintaosiolle vuodelle 2018 asetettu tavoite saavutettiin. Maistraateissa toteutettiin CAF-itsearviointimallin mukainen laadunarviointi yhteisenä valtakunnallisena arviona. Maistraatit saavuttivat tavoitteet kaikilla arvioinnin osa-alueilla.

Maistraattien toimintamenomomentin henkilötyövuosimäärä oli 610,6 henkilötyövuotta. Valtion talousarviossa asetettu henkilötyövuosikehys (614 htv) alittui 3,6 henkilötyövuodella. Harjoittelijat ja työllisyysvaroin palkattu henkilöstö huomioiden maistraattien henkilötyövuosien määrä oli 641,4 henkilötyövuotta.

Sairauspoissaolojen määrä nousi edellisvuoteen nähden ollen 10,5 pv/htv. Sairauspoissaolojen osalta talousarviossa asetettua tavoitetta 9 pv/htv ei näin ollen ihan saavutettu. Maistraattien sairauspoissaolot vaihtelivat suuresti ollen suurimmillaan 14,9 pv/htv ja pienimmillään 7,1 pv/htv.  Neljässä maistraatissa sairauspoissaolojen määrä väheni edellisestä vuodesta.

Maistraattien työtyytyväisyysindeksi 3,4 laski hieman edellisvuodesta, myös työtyytyväisyyskyselyyn vastaajien määrä maistraateissa putosi edellisvuodesta ollen 58 %.

Vuoden aikana maistraateissa toteutettiin useita sekä valtakunnallisia että maistraattikohtaisia työyhteisöjen kehittämiseen liittyviä toimenpiteitä. Maistraateissa kehitettiin osallistavia työtapoja ja kokeilukulttuuria. Henkilöstöä osallistui aktiivisesti asiakaslähtöisen toiminnan ja prosessien kehittämiseen. Mentorointiohjelma kiinnosti maistraattilaisia ja uuteen ohjelmaan osallistui runsaasti maistraattilaisia. Maistraattien eläkkeelle siirtyvälle henkilöstölle tarjottiin eläkevalmennusta ja henkilöstöllä oli mahdollisuus hakeutua Kiila-kuntoutukseen.

Vuosi 2019 on maistraattiorganisaation viimeinen toimintavuosi ja vuoden 2019 toiminta painottuu suurelta osin tulevan organisaatiomuutoksen valmisteluun. Muutosvalmistelun rinnalla maistraatit jatkavat normaalia toimintaansa. Tulevien vuosien kehittämishaasteena on palvelujen ja prosessien digitalisointi, mikä mahdollistaa valtakunnallisen toimintatavan ja vaikuttaa uuden viraston koko toiminnan ja palvelutuotannon organisointiin. Digitalisoinnin myötä työn tuottavuuden odotetaan kasvavan.