Tuloksellisuus

Maistraatit ovat osa valtion paikallishallintoa, ja ne vastaavat alueellaan väestötietojärjestelmän tehtävistä ja valtakunnallisesta kuluttajaneuvonnasta sekä toimivat holhousviranomaisina. Maistraattien tehtävänä on varmistaa yhteiskunnan toimivuutta ja yhteiskäyttöisen tiedon saatavuutta eri asiakkaiden tarpeisiin huolehtimalla maistraattien vastuulla olevista rekistereistä ja niiden tietosisällöstä sekä turvata asiakkaiden perusoikeuksien toteutumista suomalaisessa yhteiskunnassa. Maistraattien muita tehtäviä ovat mm. avioliiton esteiden tutkinta, siviilivihkiminen, nimenmuutosasiat, perukirjojen osakasluetteloiden vahvistaminen sekä julkisen notaarin ja julkisen kaupanvahvistajan tehtävät. Kuluttajaneuvonnan tehtävät siirtyvät vuoden 2019 alussa Kilpailu- ja kuluttajavirastoon.

Vuonna 2018 maistraatteja oli 9 ja ne toimivat 36 toimintayksikössä. Maistraattien toiminta perustuu prosessimaiseen organisaatiomalliin, jossa palveluista on muodostettu toimintamallin mukaisia palvelualueita. Maistraattien ydinprosesseja on kaksi, yhteiskunnan tietohuoltopalvelut ja oikeusturvapalvelut. Ydinprosessit muodostuvat palveluprosesseista/palvelualueista, joita ovat yhteiskunnan tietohuoltopalvelut -prosessissa tietopalvelu ja tietohuolto. Oikeusturvapalvelut -ydinprosessi koostuu seuraavista palveluprosesseista/palvelualueista: holhoustoimen edunvalvontapalvelut, kuluttajaneuvontapalvelut, todistajapalvelut ja vihkiminen sekä henkilö-, perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut.

Tulosohjauksen ja hallinnollisen ohjauksen osalta maistraatit kuuluvat valtiovarainministeriön hallinnonalalle. Maistraattien tulosohjauksesta on 1.1.2010 alkaen vastannut Itä-Suomen aluehallintovirastoon sijoitettu maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö yhdessä valtiovarainministeriön kanssa. Ahvenanmaalla maistraatin tehtäviä hoitaa Ahvenanmaan valtionvirasto.

Maistraateille on asetettu tulossopimuksissa seuraavat toiminnallisen tuloksellisuuden tavoitteet, joiden toteutumista on arvioitu maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön ja maistraattien välisissä tulosneuvotteluissa ja arviointiraporteissa.

Taulukko 1.11.1. Toiminnan tuloksellisuudelle asetetut tavoitteet

Organisaatiouudistus

Organisaatiouudistuksen toteuttaminen hallitusohjelman ja sen perusteella asetettavan hankkeen linjausten mukaisesti.

Maistraatit, Väestörekisterikeskus ja maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö yhdistyvät Digi- ja väestötietovirastoksi vuoden 2020 alussa, mikäli eduskunta hyväksyy uutta virastoa koskevan lakiehdotuksen. Maistraattien edustajat ovat olleet mukana organisaatiouudistuksen toteuttamisessa useissa eri yhdistymishankkeen alatyöryhmissä. Maistraatit ovat organisoineet ja priorisoineet tehtävät tulossopimuksen tavoitteen mukaisesti siten, että maistraatin toiminta on jatkunut normaalisti ja häiriöttä hankkeen valmistelutyöstä huolimatta. Tehtäviä on tasattu tarvittaessa ja palveluajat ovat säilyneet hyvällä tasolla.

Hallituksen linjauksen mukaisesti virastojen yhdistyessä maistraattien tehtävissä sovelletaan jatkossa valtakunnallista toimivaltaa sekä yhtenäisiä toimintatapoja ja ratkaisukäytäntöjä.

Työn tuottavuuden parantaminen ja prosessien nopeuttaminen automatisoimalla tietojen siirtymistä suoraan tietojärjestelmiin asiakkaan itsepalveluna.

Maistraatit ovat osallistuneet prosessien automatisointiin verkkomaistraatin ja VAAKA-hankkeen kehittämistyön yhteydessä. Verkkomaistraatin kehittämistyössä on keskitytty erityisesti holhoustoimen prosessien automatisointiin. Vuoden 2018 alussa verkkomaistraatin kehittäminen siirtyi osaksi laajaa VAAKA-hanketta, jonka hallinnoinnista vastaa Väestörekisterikeskus. Kehitystyö on vasta alussa, joten automatisointi ja tietojen siirtyminen suoraan tietojärjestelmiin asiakkaan itsepalveluna ei ole vielä toteutunut. Maistraattien tietojärjestelmiin ja sähköiseen asiointiin suunnitellut parannukset mahdollistavat valmistuttuaan tuloksellisuuden kasvun ja digitalisoinnin myötä myös työn tuottavuuden odotetaan tulevaisuudessa kasvavan.

Taulukko 1.11.2. Toiminnan tuloksellisuudelle asetetut tavoitteet

Toiminnan laadun parantaminen

Laadunhallinta, tiedolla johtaminen ja riskienhallinta

CAF-itsearviointimallin vakiinnuttaminen osaksi kokonaisvaltaista laadunarviointia ja kehittämistä

Maistraateissa toteutettiin CAF-itsearviointimallin mukainen laadunarviointi maistraattien yhteisenä valtakunnallisena arviointina, eikä yksittäisten maistraattien osalta laadittu erillisiä arvioita. CAF-itsearviointimalli on osa maistraattien kokonaisvaltaista laadunarviointia ja kehittämistä. Itsearvioinnin tavoitteena oli tunnistaa maistraatin nykyiset toimintatavat, niiden vahvuudet ja kehittämiskohteet. Arvioinnissa oli mukana arvioijat kaikista maistraateista. Arviointi toteutettiin arviointikyselyinä, työpajatyöskentelynä ja maistraattien yhteinen näkemys arvioinnista muodostettiin arviointityöpajoissa.

Maistraatit saavuttivat kaikilla arvioinnin osa-alueilla talousarviossa ja tulossopimuksissa asetetut tavoitteet (51-70). Tulokset osoittavat, että suurin osa keskeisistä tavoitteista on saavutettu ja parannusta tapahtunut tärkeimmillä osa-alueilla. Tuloksia voidaan verrata yleisellä tasolla vuonna 2016 toteutettuun maistraattikohtaiseen arviointiin (CAF-itsearviointia ei toteutettu vuonna 2017). Tuloksia hyödynnetään johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä. (Taulukko 1.11.3.)

Keskeisimpinä vahvuuksina nähtiin maistraattien toiminnan suunnitelmallisuus ja organisaation strateginen johtaminen, prosessien kehittäminen ja asiakaslähtöisyyteen panostaminen, henkilöstön kehittäminen ja osaamisen hyödyntäminen sekä valtakunnalliset ja paikalliset kehittämishankkeet, joilla tuetan maistraattien toiminnan kehittymistä ja uudistumista sekä korkea asiakastyytyväisyyden taso.

Keskeisimmät kehittämistarpeet kohdistuivat siihen, miten organisaatio johtaa teknologiaa ja miten kehittää kumppanuussuhteita keskeisten toimijoiden kanssa. Kumppaniyhteistyön tarve kasvaa jatkuvasti sidostyhmäkentän laajentuessa ja digitalisaation tuodessa organisaatiorajat ylittäviä palveluketjuja sekä tietojärjestelmiä. Kehitys ei ole ollut riittävää suhteessa samanaikaiseen tarpeen kasvuun. Sähköisen asioinnin hankkeet eivät ole edenneet odotetusti, eikä johdon tietojärjestelmä ei ole vielä käytettävissä.

Johdon tietojärjestelmän käyttöönotto

Johdon tietojärjestelmän testaaminen toteutettiin vuonna 2018. Järjestelmän testaus vei suunniteltua enemmän aikaa ja resursseja, joten sen käyttöönotto siirtyi vuoden 2019 alkupuolelle, eikä tietojärjestelmää voitu hyödyntää vuonna 2018 täysimääräisesti toiminnan ja talouden suunnittelussa, seurannassa ja raportoinnissa. Vuoden 2018 tilinpäätösraportointi on toteutettu johdon tietojärjestelmää hyödyntäen ja maistraatit saavat kevään 2019 aikana johdon dashboardin käyttöönsä.  Maistraatti on osallistunut johdon tietojärjestelmän määrittelyyn, kehittämiseen ja testaamiseen. Osana johdon laskentatoimen kehittämistä laadittua resurssien allokointimallia hyödynnetään uuden viraston palveluprosessien resursoinnin suunnittelussa.

Riskienhallinnan vakiinnuttaminen osaksi toimintaa

Maistraattien riskienhallintapolitiikka on määritelty ja maistraattikohtaiset riskienhallintaohjelmat laadittu vuonna 2016. Maistraatit ovat päivittäneet riskienhallintaohjelmat ja riskikartoitukset sekä jalkauttaneet ohjelman toimenpiteet osaksi päivittäistä toimintaa vuoden 2018 aikana. Sisäisen valvonnan toteutumista on mitattu sisäisen valvonnan itsearviointikyselyllä. Vuonna 2018 tavoitteeksi asetettu 4,2 ylittyi ja toteuma oli 4,6. Tuloksen perusteella voidaan todeta, että riskienhallinta on hyvällä tasolla. (Taulukko 1.11.4.)

Muut toiminnallisen tuloksellisuuden mittarit on esitetty toimintakertomuksen kohdassa 5.2 ”Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu”.

Taulukko 1.11.3. CAF-itsearviointikyselyn tulokset

Taulukko 1.11.4. Toiminnan tuloksellisuuden mittarit