Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma

Aluehallintoviraston johto vastaa valtion talousarviosta annetun lain 24 b §:n mukaisesti viraston sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on antaa kohtuullinen varmuus viraston toiminnan ja talouden lainmukaisuudesta, talousarvion noudattamisesta ja varojen turvaamisesta, toiminnan tuloksellisuudesta sekä taloutta ja tuloksellisuutta koskevien oikeiden ja riittävien tietojen tuottamisesta.

Vuoden 2019 sisäisen valvonnan ja siihen liittyvän riskienhallinnan tila arvioitiin käyttäen valtiovarain controller -toiminnon suosituksen mukaista uutta COSO ERM 2013 -malliin perustuvaa sisäisen valvonnan arviointikehikkoa, joka sisältää viisi osa-aluetta. Osa-alueet on jaettu periaatteisiin ja näitä kuvaaviin tavoitetiloihin. Kehikkoa muokattiin aluehallintovirastojen sisäisen valvonnan yhteistyöverkostossa virastojen toimintaan ja terminologiaan sopivaksi. Arvioinnin tulokset eivät siten ole kaikilta osin edellisvuosiin vertailukelpoisia. Arviointiin osallistuivat kaikki ylijohtajat ja vastuualueiden johtajat. Tulokset vuosilta 2017-2019 esitetään alla olevassa taulukossa.

Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut hoidetaan pääosin keskitetysti Etelä-Suomen aluehallintovirastoon sijoitetulla hallinto- ja kehittämispalvelut -vastuualueella.

Alkuvuonna 2019 virastojen toimintaympäristöön vaikutti vahvasti valmistautuminen Valtion lupa- ja valvontavirasto Luovan perustamiseen. Hanke olisi toteutuessaan koonnut aluehallintovirastojen tehtäviä uuteen valtakunnalliseen virastoon ja osa tehtävistä olisi siirtynyt muun muassa maakuntiin. Hanke kaatui osana sote- ja maakuntauudistusta maaliskuun alussa. Uusi AVIen ja ELY-keskusten strategia-asiakirja vuosille 2020-2023 valmisteltiin loppuvuodesta laajasti henkilöstöä osallistavalla tavalla. (Taulukko 1.8.1.)

Taulukko 1.8.1. Arvioinnin tulokset osa-alueittain 2017-2019

Arvioinnin tulokset ja johtopäätökset

Vuoden 2019 arvioinnin mukaan sisäisen valvonnan kaikilla osa-alueilla tapahtui hyvää kehitystä. Merkittävintä nousu oli riskienhallinnassa ja seurantatoimenpiteissä. Kokonaisuutena virastojen sisäinen valvonta on asianmukaisesti järjestetty.

Ohjausympäristö

Kokonaisarvio ohjausympäristöstä on arviointiasteikon mukaisesti asianmukainen. Ohjeet ja määräykset ovat ajantasaiset ja pääosin henkilöstö tuntee ne. Haasteena on henkilöstön vaihtuvuus ja systemaattinen hyvän hallinnon periaatteisiin perehdyttäminen.

Organisaatiorakenne on toimiva ja tukee perustoimintaa, mutta kehitettävää on henkilöstön osaamisen rakenteessa ja osaamisen käytössä eri vastuualueiden ja yksiköiden välillä. AVIt osoittavat sitoutumisensa tavoitteisiinsa palkkaamalla päteviä työntekijöitä, kehittämällä heidän osaamistaan ja edistämällä viraston houkuttelevuutta työnantajana -periaate arvioitiin asianmukaiseksi, mutta parannettavaa on osaamisen kehittämisessä ja siirtämisessä, tehtävien edellyttämän osaamisen kartoittamisessa ja onnistumisten palkitsemisessa. Toimintaympäristössä tapahtuviin yllättäviin muutoksiin reagointi ja resurssien nopea lisääminen on haasteellista. Työn vaatimukset muuttuvat varsin nopeasti, mikä vaatii henkilöstöltä jatkuvaa osaamisen kehittämistä. Kokonaisuudessaan sisäisen valvonnan arvioinnin hyvät tulokset korreloivat hyvin myös VMBaron työtyytyväisyyskyselyn erinomaisten tulosten kanssa.

Riskienhallinta

Riskienhallinta -osa-alueen arviointitulos nousi kaikkein eniten. Aluehallintovirastoilla on yhteinen riskienhallintapolitiikka ja -malli, jotka otettiin systemaattisesti käyttöön vuoden 2019 alussa. Ensimmäisellä arviointikierroksella valtakunnalliset vastuualuekohtaiset työryhmät tunnistivat toiminnan riskejä, priorisoivat niitä ja esittivät hallintakeinoja. Säännöllinen ja dokumentoitu riskienhallintatyö vaatii vielä riskien merkityksien analysoinnin ja hallintakeinojen sekä raportoinnin kehittämistä, jotta riskienhallinnasta tulee säännöllinen osa johtamista ja sisäistä valvontaa.

Valvontatoimenpiteet

Arvioinnin mukaan aluehallintovirastot noudattavat hyvän hallinnon periaatteita ja valvontatoimenpiteet tukevat ja varmistavat hyvän hallinnon toteutumisen. Valvontatoimenpiteiden arvioidaan kehittyneen myönteisesti ja ne on asianmukaisesti järjestetty. Keskeisissä toimintaprosesseihin liittyvissä valvontatoimenpiteissä on kehitettävää, mutta esimerkiksi tehtävät on eriytetty asianmukaisesti.

Tietosuojaan, -turvaan ja kyberturvallisuuteen liittyvien valvontatoimenpiteiden arvioidaan olevan paremmalla tasolla kuin aiemmin. Huomiota on kiinnitetty mm. EU-tietosuoja-asetuksen soveltamiseen. Tiedonhallintalain voimaantuloa valmisteltiin perustamalla tiedonhallintaryhmä ja järjestämällä henkilöstökoulutuksia.

Johto ja esimiehet seuraavat ja valvovat valvontatoimenpiteiden oikea-aikaista toteutusta ja epäkohtien esilletuomiseen kannustetaan ja asioihin puututaan matalalla kynnyksellä.

Tieto ja viestintä

Kokonaisarvio tieto ja viestintä -osa-alueesta on arviointiasteikon mukaisesti asianmukainen. Taloudesta ja tuloksellisuudesta raportointi (Tableau Reader) on kehittynyt huomattavasti ja johdolla on paremmin käytettävissä oikeat ja riittävät tiedot tiedolla johtamiseen. Tiedon luotettavuudessa ja ajantasaisuudessa on edelleen kehitettävää ja jatkossa johdon tietopalvelujen tulee vielä tarkemmin kyetä vastaamaan johdon ja esimiesten tietotarpeisiin.

Virastoilla on hyvät ja toimivat menettelyt, joilla henkilöstön näkemykset saadaan johdon käyttöön esimerkkinä toimiva yhteistoiminta sekä työtyytyväisyyden mittaus ja analysointi sekä niistä johdetut toimenpiteet.

Varautumisessa vaativiin poikkeustilanteisiin on nopeat ja selkeät sisäiset sekä ulkoiset tiedonkulkukanavat, mutta pienempiin yllättäviin tilanteisiin (esimerkiksi verkon tai sähköpostin toimimattomuus, vesikatko, uhkaava tilanne) liittyvässä suunnitelmallisessa henkilöstötiedotuksessa nähdään vielä kehitettävää.

Yhteistyö ja vastuusuhteet sidosryhmien ja ulkoisten palveluntarjoajien kanssa toimivat hyvin, mutta palautemenettelyssä on kehitettävää. Myös asiakastiedon hyödyntämisessä on osin kehitettävää.

Seurantatoimenpiteet

Sisäisen valvonnan toimivuutta arvioidaan säännönmukaisesti tilinpäätöksen yhteydessä, mutta toiminnan jatkuvassa arvioinnissa on kehitettävää. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulisikin olla kiinteä osa toiminnan suunnittelua.

Valtiontalouden tarkastusviraston ja sisäisen tarkastuksen toimintayksikön virastoja koskevat tarkastuskertomukset saatetaan johdon tietoon ja niissä esitettyjen suositusten perusteella valittujen, vastuutettujen ja aikataulutettujen toimenpiteiden toteutumista seurataan.

Vahvistuslausuma

Arvioinnin perusteella aluehallintovirastojen sisäiset valvonnat ja niihin kuuluvat riskienhallinnan menettelyt täyttävät hyvin valtion talousarviosta annetun asetuksen 69 §:ssä säädetyt vaatimukset.

Sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvillä riskienhallinnan menettelyillä kyettiin riittävän hyvin varmistamaan virastojen toiminnan laillisuus, tuloksellisuus ja omaisuuden turvaaminen sekä raportoinnin oikeellisuus ja riittävyys johtamisen ja ulkoisen ohjauksen tarpeet huomioiden.